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标题: GTD之今日计划方法分享 [打印本页]

作者: 马驴哥    时间: 2016-4-21 16:44
标题: GTD之今日计划方法分享
本帖最后由 马驴哥 于 2016-4-21 16:40 编辑

近期麦步论坛组织的这个「麦步大战拖延症」活动能够充分汇集GTD相关的有效方法,真是不错的活动。话说,麦步手表不是完全的GTD系统工具,但是可以作为执行GTD(至少是对于执行自己的计划)过程中,确保效率的一大法宝。然而也需要与其他工具配合使用。对此类知识,马驴我正好有一点点的相关积累,就利用这个机会将以前的技巧与刚到手不久的麦步手表配合起来,看看能出现什么新的实现方法吧。


本文在粗略介绍个人理解的GTD之余,重点写了利用滴答清单与麦步手表(以及其他适当的工具)实现GTD中的今日计划的方法。希望起到抛砖引玉的作用。


GTD简述

如果对时间管理有所了解的话,通常都会知道GTD是个复杂而又完善的时间管理体系。如果严格按照GTD的步骤来说的话,应该包括五大部分:


1)收集:任何想法,快速全面地汇总到收集箱;
2)整理:清空收集箱,区分任务、项目、垃圾等;
3)组织:分解项目,划分任务,确定时间、地点、顺序与优先级等;
4)行动:做就一个字;
5)回顾:整理反思,用于优化未来计划。


第一步的收集是GTD的起点。将所有的事情、想法甚至看到的好东西都放在一起,等待以后处理。BUT,考虑到目前的麦步手表M1没有输入的功能(无论键盘还是语音都没有),想要用M1进行收集看来是不现实的。个人比较习惯的是手机上的「滴答清单」app,经过多年使用对比,感觉比记事本和云笔记之类的方便,推荐各位试试看。


第二步的整理,个人理解其重点是清空收集箱,划分项目任务与垃圾等。


第三步的组织就可以理解为安排出一个可行的行动计划了。


(马驴注~:顺便多说几句哈。其实第二步和第三步在很多资料中都弄得乱糟糟的,什么整理、处理啊,梳理、组织啊什么的,所以这里的解释也是以我个人的理解为主,上面这样分解看起来是最逻辑清晰而且可行性很高的,希望没有偏离作者原意。)


第四步,做,看起来简单,却是最多人卡死在这里的一步。


第五步,回顾,整理反思,本质上是加深对自己的认识,从而优化未来的计划行动等。需要比较成体系的整理归档流程才能最有效完成此工作。

GTD第3步:组织并得到今日计划的方法

马驴我个人认为GTD第三步,尤其是「今日计划」,是有效行动的关键步骤,也是麦步手表能够发挥最大价值的核心环节之一。所以本文重点从制定计划的角度,分享一下利用麦步手表(以及其他配合的工具)实现GTD第三步的方法,当然也可以单独视为定计划的独立方法,完全没问题。


关于制定计划的方法,在网易云课堂中波波羊的课程《轻松读书:如何做计划》介绍了很不错的制定时间管理类计划的体系,也是马驴我认为非常好用的一个方案,其时间管理的计划包括:


1)日计划:安排本日内的主要工作;
2)周计划:无需太详细,建议列3个最重要的事情,还有3个次重要的事情,其余的不列入;
3)月计划:本月的重点事情,重要性更高,形式与周计划类似。


除了上述计划体系以外,还有一个叫做「吃掉那只青蛙」的方法,也就是时间管理领域经常说的「吃青蛙」。吃青蛙方法最简单的版本就是每天三件最重要的事情,然后还可以安排一些相对次重要的「蝌蚪」工作,这样的安排其实与日计划颇为吻合。最后再结合《晨间日记的奇迹》提到的晨间日记的思路,就能形成比较完善的今日计划方法啦。


具体步骤如下:


1)准备工作

如前文假设,GTD的第一步收集已经利用滴答清单充分实现了,而且第二步也完成了,目前在滴答清单里面列出了很多需要做的任务,目前大概是这个样子的:


2)任务附属参数标记:

还是直接在滴答清单里面完成,包括开始时间、优先级、消耗时间等。


建议设置清单为根据优先级排序,然后根据时间,地点,条件等,计划出每个任务的优先级;而且还要完成任务消耗时间的估计,考虑到第四步的「做」最好的工具是番茄钟,所以建议为每个任务标注出番茄数。也就是根据个人效率与任务难度,估计相应的时间消耗。一个番茄钟是25分钟,然后休息5分钟,所以可以近似估计为半小时1个番茄,如果一件事要用2小时完成,那就是4个番茄,简写为4p。


完成后如下图所示。


3)根据时间占用,形成日清单:

现在到了日清单阶段了。日清单的关键在于「少而精」,将上面所有内容都放在日清单里面是没有执行力的,所以要从重要的开始。最优先的建议不超过3个,也叫做每天三只青蛙;小事也不要太多,通常叫做蝌蚪,也在3个以内。其余的留在滴答清单里面知道就行了,暂时不放在日清单中。


上面马驴我建议加入的时间估计(也就是多少p)在这里有效了。比如知道自己今天能抽时间做事情的有12p(12个番茄钟),那么就从最重要的开始,数12p出来。以上面的为例,青蛙已经占用了8p,还有4p的空闲,所以可以做“癞蛤蟆2号”,或者做“癞蛤蟆1号”以及2号的一部分。根据个人情况安排即可。而多余的任务,貌似是没法执行了,所以不列入今日清单中啦。


补充一句,如果时间估计不准,或者是习惯于留出2成左右的缓冲时间,那么可能在执行中出现空闲时间,到时候再做本来没计划进来的任务也行,很灵活的。


4)利用手表的提醒,把握时间节点

利用麦步手表灵活的提醒功能,在重要时间节点加以提示的话,可以更加有效地确保计划的执行效果。


麦步手表可对用户选定的手机通知进行实时提醒,这样的话配合定时类的手机APP(比如滴答清单,语音助手,或者outlook日历等)就能在适当的时间进行把提醒发送到麦步手表上了。截至4月21日,安卓的滴答清单(以及 Ticktick)与麦步手表的提醒是完全可以正常工作的,这里就接着用滴答清单设置提醒时间即可。


上一步已经形成的日清单。这里将某些重要任务设定提醒时间节点,这样到时间了就能收到专门的提醒,只需抬手就能看到该做什么事情。就像下面这样:

除了时间触发的通知以外,还可以通过微软小娜之类的实现地点或者其他条件触发的通知,这样类似于「等我到某地后,做什么事情」这样的任务也可以轻松提醒了。而且关键是不用掏出手机看哦。


5)将计划随身携带:

随身携带一份看得到的计划,能够大幅度提高成功率。这一步其实是以前一直梦寐以求,但无法有效实现的一步,即使在手机主页面放置清单挂件也不理想(高效率需要远离手机啊亲),但麦步手表提供了实现的机会。


利用麦步手表的「记事便签」表盘,把(允许做的)今日计划从第一件事开始写进去,然后同步,这样今日计划就能随手看到了。建议写得少而精,这样有助于集中注意力。


计划全部完成~!然后就可以开工啦。后面的工作包括利用番茄钟工作,还有整理回顾之类的,是GTD第四步第五步的内容了,如果以后有机会了再单独写,这里从略。


以上就是个人感觉比较有可行性的计划方法。希望本文能起到抛砖引玉的作用,也希望大家多多分享自己的妙招咯。



作者: 陶坤@麦步    时间: 2016-4-25 09:49
很好的经验分享,便签表盘适用场景还是蛮多的。




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